Guía de Usuario de Drayage TMS

Drayage TMS es una plataforma de software (SaaS) para administrar operaciones de drayage y transporte terrestre de carga: publicación y asignación de fletes, generación de Carta Porte/CFDI, seguimiento de viajes y centralización de documentos (POD, permisos, facturas).

Drayage TMS no es:

• Un agente aduanal ni un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) — se integra con un PAC para el timbrado, no lo sustituye.
• Un freight forwarder ni un freight broker — no intermediamos ni contratamos carga por cuenta propia; la relación comercial es siempre entre las empresas usuarias.
• Un transportista — no operamos unidades ni movemos carga.
• Un proveedor de telemática o GPS — nos integramos con el proveedor que ya usa tu empresa para mostrar la posición de la unidad.
• Una institución financiera.
• Un asesor fiscal, contable o jurídico.

La plataforma sirve a distintos roles dentro de una operación logística:

• Carta Porte: complemento del CFDI mexicano que ampara el traslado de mercancías por vía terrestre.
• CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet, el formato de factura electrónica en México.
• PAC: Proveedor Autorizado de Certificación — entidad certificada por el SAT que timbra (valida y sella) los CFDI/Carta Porte. dexCarga se integra con un PAC (4GDS); no genera el timbre por cuenta propia.
• Drayage: transporte de carga en tramos cortos, típicamente entre puerto/terminal y un destino cercano.
• Flete: la operación de transporte dentro de la plataforma, con su expediente de documentos, estatus y evidencias.
• RFC: Registro Federal de Contribuyentes — identificador fiscal de la empresa ante el SAT.
• CAAT: Código Alfanumérico Armonizado del Transportista, requerido para transportistas en operaciones de comercio exterior.
• POD: Proof of Delivery — la evidencia de que la carga fue entregada en destino.

Esta sección te lleva de cero a tu primer flete. El registro se hace por empresa: quien registra la compañía queda como administrador y desde ahí invita al resto del equipo.

5.1 Crear tu cuenta

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   Entra a la plataforma y elige «Registrarse»

   Abre app.dexcarga.com y selecciona la opción de registro. Si ya tienes cuenta, entra directo con tu correo y contraseña.

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   Selecciona el rol de tu empresa

   Elige si operas como transportista, freight forwarder / agente o generador de carga. El rol define qué módulos verás en el panel, así que elige el que corresponde a tu operación real.

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   Captura tus datos personales

   Nombre, apellidos, correo electrónico y contraseña. El teléfono es opcional. El correo que uses aquí será tu usuario de acceso y el destino de las notificaciones de la cuenta.

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   Captura los datos fiscales de la empresa

   RFC, razón social y régimen fiscal, más el domicilio. Al escribir el código postal, la plataforma completa estado, municipio y colonia por ti; solo agregas calle y números exterior/interior.

   Si te registras como transportista, aquí también puedes capturar tu CAAT cuando aplique a tu operación.

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   Acepta los términos y confirma tu correo

   Después de aceptar el Aviso de Privacidad y los Términos de Servicio, te enviamos un correo de verificación. Ábrelo y confirma tu cuenta: sin ese paso el registro no queda activo.

5.2 Conocer el panel

Al iniciar sesión llegas al listado de fletes. El menú lateral izquierdo agrupa las áreas de trabajo — verás solo las que corresponden a tu rol:

5.3 Checklist de arranque

Antes de operar en firme conviene dejar listos los catálogos de tu empresa desde Ajustes. Esto evita capturar la misma información en cada flete y es lo que permite generar la Carta Porte sin fricción:

• Perfil y empresa — verifica tus datos fiscales si algo cambió desde el registro.
• Documentos — sube tu constancia de situación fiscal y opinión de cumplimiento vigentes.
• Usuarios — invita a tu equipo.
• Vehículos y Conductores — da de alta tu flota y tus operadores (transportistas).
• Domicilios — guarda tus orígenes y destinos recurrentes.
• Tarifas pactadas — registra las tarifas ya acordadas por ruta.

5.4 Acceso y recuperación de contraseña

Para entrar usas el correo y la contraseña con los que se creó tu cuenta. Tras varios intentos fallidos el acceso se bloquea de forma temporal, como medida de seguridad.

Si olvidaste tu contraseña, usa la opción de recuperación desde la pantalla de acceso: capturas tu correo, te llega un enlace y desde ahí defines una contraseña nueva. Si el correo no aparece, revisa tu carpeta de no deseados antes de volver a solicitarlo.

Todo lo de esta sección vive en Ajustes, salvo Conductores, que tiene su propia entrada en el menú lateral. Solo los usuarios administradores de la empresa ven estas opciones.

6.1 Usuarios de tu equipo

En Ajustes → Usuarios ves el listado de cuentas de tu empresa con su estado (activo o inactivo) y puedes editarlas.

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   Agrega al usuario

   Elige Agregar usuario y captura su información de contacto: nombre (obligatorio), apellido, teléfono y celular.

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   Define su cuenta de acceso

   El correo electrónico que captures será su usuario de acceso. Los usuarios que agregas quedan dentro de tu empresa y con el rol de la misma, de modo que ven la operación de tu compañía y no la de terceros.

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   Habilita o deshabilita cuando cambie tu equipo

   Desde el listado puedes desactivar una cuenta sin borrarla. Es la vía recomendada cuando alguien deja la empresa: conserva la trazabilidad de lo que capturó y le retira el acceso.

6.2 Conductores

Disponible para transportistas en la entrada Conductores del menú lateral. Aquí das de alta a los operadores que después asignarás a cada viaje.

Los datos que pide el alta:

6.3 Vehículos y GPS

En Ajustes → Vehículos registras las unidades de tu flota con los datos que exige la Carta Porte, y es también donde se vincula el rastreo.

El rastreo se habilita en dos pasos. Primero conectas la cuenta de tu proveedor de GPS desde Ajustes → Rastreo & GPS; hoy la conexión disponible es Branix, y hay más proveedores marcados como próximamente. Después, en el alta de cada unidad, eliges ese proveedor y capturas la referencia del dispositivo que le corresponde.

Ese vínculo entre unidad y dispositivo es lo que permite el seguimiento del viaje descrito en la sección 7.5. Una unidad sin GPS asociado opera con normalidad, pero su posición no se refleja en la plataforma.

6.4 Domicilios

En Ajustes → Domicilios de origen y destino guardas con un nombre las direcciones que usas de forma recurrente (terminales, patios, plantas, bodegas de clientes). Al crear un flete las eliges de la lista en vez de volver a capturar la dirección completa.

6.5 Documentos y certificaciones

En Ajustes → Documentos mantienes vigente el expediente legal de tu empresa. Son los documentos que otras compañías esperan ver para operar contigo, típicamente:

• Acta constitutiva.
• Constancia de situación fiscal (CSF).
• Opinión de cumplimiento del SAT.

Mantenerlos actualizados es lo que habilita mover embarques con otras empresas de la plataforma: un expediente incompleto o vencido frena la operación con contrapartes que lo exigen.

6.6 Tarifas pactadas

En Ajustes → Tarifas pactadas registras las tarifas que ya tienes acordadas con tus transportistas, para que se propongan solas al crear un flete de esa ruta en vez de renegociar cada vez.

• Nombre de la tarifa — cómo la identificarás al elegirla.
• Origen, destino y retorno — cada uno con código postal, ciudad y estado.
• Tipo de servicio — por ejemplo sencillo o redondo, según cómo hayas pactado la ruta.
• Vigencia — fecha hasta la que aplica. Pasada esa fecha deja de proponerse.

6.7 Correos de notificación

En Ajustes → Correos defines a qué direcciones deben llegar las notificaciones de tu empresa. Es útil para que los avisos operativos lleguen a un buzón de equipo (por ejemplo, tráfico o facturación) y no solo a la persona que registró la cuenta.

7.1 Crear y publicar un flete

Desde Flete → Crear flete, disponible para freight forwarders, agentes y generadores de carga. La captura se organiza en bloques:

Un flete puede llevar más de un contenedor: usa Agregar contenedor para sumarlos al mismo embarque, y Duplicar información del origen cuando comparten punto de recolección.

7.2 Borradores e importación masiva

No todo se captura de una sentada. Tienes dos caminos para trabajar en volumen:

• Borradores — guarda un flete a medio capturar y retómalo después desde Flete → Borradores. Nada se publica ni es visible para transportistas hasta que tú lo publicas.
• Multicontenedores — para operaciones que mueven varios contenedores bajo un mismo expediente, disponible desde Flete → Multicontenedores. Entras con tu misma sesión, sin volver a autenticarte.
• Importación masiva — carga varias operaciones a la vez desde un archivo CSV en Flete → Importación masiva. La pantalla conserva el historial de las cargas hechas, para que puedas revisar qué se importó y cuándo.

7.3 Asignar transportista, operador y unidad

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   El flete llega al transportista

   Publicado el flete, el transportista lo ve en Mis fletes con las condiciones y la tarifa. Si la tarifa se marcó como negociable, puede responder con su propuesta antes de cerrar el trato.

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   Se acepta y queda vinculado

   Al aceptar, la operación queda ligada a ambas empresas: desde ese momento las dos ven el mismo expediente, los mismos documentos y el mismo estatus.

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   El transportista asigna operador y unidad

   Elige al conductor de su catálogo y la unidad que hará el movimiento. El operador asignado recibe el viaje en su aplicación móvil con un código de verificación para entrar.

7.4 Carta Porte y CFDI

Con el operador y la unidad asignados, dexCarga arma el complemento Carta Porte con los datos de la operación (vehículo, figura de transporte y licencia del operador, mercancía, origen y destino) y lo envía al PAC integrado para su timbrado ante el SAT. El PAC regresa el folio fiscal (UUID), el XML timbrado y el PDF, que quedan guardados en el expediente del flete — ver el detalle de qué datos viajan en la sección 9.

7.5 Seguimiento y etapas del viaje

El viaje avanza por etapas que ambas partes ven en la línea de tiempo del embarque: recolección, tránsito, entrega y regreso, hasta quedar completado. Cada cambio de etapa se confirma, de modo que el estatus refleja lo que realmente pasó en piso y no una suposición.

En paralelo, si la unidad asignada tiene un dispositivo vinculado (sección 6.3), su posición se recibe del proveedor de GPS integrado y se refleja en la plataforma. Entre la etapa confirmada y la posición de la unidad, tu cliente deja de necesitar la llamada de «¿dónde va mi carga?».

7.6 Documentos y prueba de entrega

Cada embarque centraliza su documentación en un solo expediente: Carta Porte, carta de instrucciones, permisos, evidencia de entrega (POD) y factura. Puedes anexar documentos adicionales al embarque cuando la operación lo requiera, y quien recibe puede aprobarlos desde el mismo expediente.

El acceso al expediente se filtra por rol y por empresa: solo las compañías vinculadas a esa operación lo ven. Al cerrar el viaje, el POD queda ligado al flete y disponible para facturación y auditoría.

7.7 Facturación y complemento de pago

El módulo Factura concentra el complemento de pago de tus operaciones ya ejecutadas, organizado en dos vistas:

• Pendientes — operaciones facturadas a la espera de su complemento, con su identificador de embarque, fecha de servicio, folio fiscal y total.
• Emitidos — complementos ya timbrados, con folio fiscal, forma y fecha de pago, y el monto pagado.

Como el complemento se arma sobre los datos fiscales capturados en el flete (sección 7.1), los errores en el RFC o el uso de CFDI del cliente aparecen aquí — otra razón para revisar esos campos antes de timbrar.

7.8 Seguimiento para tu cliente

Tu cliente final no necesita una cuenta de la plataforma para saber dónde va su carga: puedes compartirle un enlace de seguimiento del embarque donde ve el contenedor, la mercancía y el estatus del viaje con su última actualización.

Si más adelante quiere entrar por su cuenta, puede reclamar su acceso desde una invitación enviada a su correo. Los usuarios de tipo cliente entran con una vista acotada: consultan los embarques que les corresponden, sin acceso a los catálogos ni a la configuración de tu empresa.

Disponible para transportistas y freight forwarders desde las entradas Recompensas e Invitar del menú lateral. Acumulas puntos por operar en la plataforma y por referir a otras empresas.

Invitar a un colega

Desde Invitar capturas el nombre y el correo de la empresa que quieres referir, o copias tu enlace de invitación para compartirlo por tu cuenta. La pantalla te muestra el estado de cada invitación enviada.

Canjear recompensas

En Recompensas ves tus puntos disponibles, las reglas vigentes con las que se otorgan y los últimos movimientos de tu cuenta. Al canjear, eliges la recompensa, confirmas los datos del beneficiario (titular y razón social) y aceptas los términos del programa.

Cada canje genera un certificado de recompensa con su folio, fecha de emisión y vigencia, que queda guardado en Mis certificados. El certificado es verificable, de modo que quien lo recibe puede confirmar que es auténtico antes de aplicarlo.

Esta sección responde directamente la pregunta que más nos hacen en revisiones de due diligence: ¿qué información comparten con sus proveedores externos, y en qué dirección?

Servicios de infraestructura y utilidad

Además de las integraciones operativas, la plataforma se apoya en proveedores de infraestructura que no reciben tu información con fines comerciales: almacenamiento de archivos en la nube, envío de correo transaccional y servicios de mapas para geolocalizar direcciones. Se usan únicamente para que la plataforma funcione, y el detalle de su tratamiento está en el Aviso de Privacidad.

No compartimos la información de una empresa con otra empresa de la plataforma sin que la operación las vincule explícitamente (por ejemplo, transportista y forwarder de un mismo flete). No usamos estas integraciones para exponer datos de tu empresa a un directorio o mercado público sin tu autorización.

Autenticación y control de acceso

El acceso se controla con sesiones autenticadas y contraseñas cifradas, con bloqueo temporal de cuenta tras varios intentos fallidos. Los permisos dentro de la plataforma se asignan por rol y por empresa, y el administrador de cada compañía puede habilitar o deshabilitar usuarios en cualquier momento.

Separación de datos entre empresas

Cada operación, documento y registro está vinculado a la empresa que lo generó. El acceso se filtra por esa relación a nivel de aplicación: un usuario solo ve la información de las empresas y operaciones a las que está autorizado.

Hoy esta separación se aplica en la capa de aplicación, no mediante bases de datos físicamente separadas por cliente. Para empresas que requieren infraestructura dedicada y aislada (por ejemplo, una base de datos propia sin convivencia con otros clientes), esto está disponible como configuración empresarial bajo solicitud — escríbenos para evaluar tu caso.

Respaldos y continuidad

La información de la plataforma se respalda de forma automática con periodicidad diaria, y los respaldos se conservan cifrados en la infraestructura de nube donde opera el servicio. Ante una interrupción, el equipo técnico restaura el servicio a partir del respaldo válido más reciente y notifica a las empresas afectadas por los canales de contacto registrados.

Uso de inteligencia artificial

Algunas funcionalidades usan IA para extraer información de correos y documentos operativos. Estos resultados son de apoyo y deben revisarse antes de usarse para fines fiscales o regulatorios — ver detalle de proveedores de IA involucrados en el Aviso de Privacidad.

Reporte de incidentes

Si sospechas de un uso indebido de tu cuenta o de una brecha de seguridad, contáctanos en support@dexcarga.com. Atendemos el reporte, contenemos el incidente e informamos a las empresas afectadas junto con las medidas tomadas.

dexCarga apoya la generación de documentación relacionada con Carta Porte, CFDI y el proceso de timbrado ante el SAT a través de un PAC autorizado. Esto es una herramienta operativa, no asesoría fiscal, legal o aduanal — el cliente sigue siendo responsable de la veracidad de la información capturada y del cumplimiento de sus propias obligaciones fiscales y regulatorias.

Protección de datos personales y derechos ARCO

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su normativa aplicable. Toda persona titular puede ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), así como revocar su consentimiento, escribiendo a soporte@dexcarga.com. El procedimiento, los plazos de respuesta y la información que debe acompañar la solicitud están detallados en nuestro Aviso de Privacidad.

El canal de soporte es soporte@dexcarga.com. Hoy no publicamos un SLA formal de tiempos de respuesta — lo indicamos así en vez de inventar una cifra.

dexCarga es un producto en desarrollo activo. Iremos publicando un historial de cambios (release notes) conforme esté disponible.

Checklist de due diligence